Dans le souci de gérer plus facilement les ventes ou les prestations de services, nombreuses sont les sociétés qui font recours aux logiciels de facturation en ligne. Il s’agit d’un outil de comptabilité avec lequel beaucoup d’entreprises automatisent des tâches fastidieuses. Vous souhaitez aussi opter pour cette solution ? Découvrez dans cet article les principales fonctionnalités que vous offre un bon logiciel de facturation en ligne.
Établir des devis
Le devis est généralement le point de départ d’un partenariat entre un prestataire de service et un client. C’est un document non comptable élaboré pour faire au client l’estimation du coût de la prestation qu’il demande. Il précède toujours la facture et est souvent sujet de discussion et de réajustement. Vu son importance, pour l’élaborer, il y a des règles à respecter, aussi bien pour les grandes boites que pour les petits entrepreneurs comme les artisans, les commerçants, etc.
C’est d’ailleurs pour ces derniers qu’une assistance est nécessaire. Généralement, ils n’ont pas les compétences pour créer un bon devis. Le comble, c’est qu’ils n’ont pas les moyens d’engager un spécialiste pour ça. Il est alors primordial pour eux de se doter d’un bon logiciel de facturation avec l’option création de devis.
Ce qui est intéressant ici, c’est que des formats prédéfinis de devis existent déjà sur ce genre d’outil. Il vous suffit de choisir celui qui vous plait et de remplir les différents champs nécessaires.
Gérer des factures récurrentes
Hormis l’élaboration de devis, la gestion des factures reste une fonctionnalité importante d’un système de facturation en ligne. Si vous êtes auto-entrepreneur, la gestion avec les tableurs des factures devient difficile, au fur et à mesure que les clients augmentent. Pour corriger ce problème, vous avez besoin d’un outil de gestion automatique qui peut se souvenir de toutes les factures en instance et des délais de payement.
Avec un bon logiciel de facturation en ligne, vous pouvez programmer la création et la gestion des factures sur des périodes données. Il se charge aussi de leur envoi aux différents clients dans la période qu’il faut et sans votre intervention. Cela vous permet de disposer de votre temps pour vous occuper de leurs commandes. Vous sécurisez ainsi votre processus de payement et votre trésorerie grâce au tableau de bord de votre logiciel.
Transformer des devis en factures
S’il est utile pour un logiciel de facturation de pouvoir élaborer des devis, il est encore plus important qu’il puisse les transformer en des factures. Il doit pouvoir reporter de façon automatique les mentions légales et les informations des devis pour obtenir des factures correspondantes. Avec un tel outil, vous êtes sûr que chaque facture que vous émettez porte le bon numéro. C’est une aide grâce à laquelle vous gérer plus facilement le flux des clients.
Cela vous permet de gagner du temps à établir une facture de A à Z sur la base d’un devis. Une fois l’opération de transformation du devis en facture effectuée, cette dernière peut directement être envoyée au client correspondant. Le logiciel de facturation se charge même d’y mettre le délai de paiement de la facture. Il se charge également du suivi des différentes factures émises pour enclencher les processus de relance et de règlement.
Gérer la TVA
La Taxe sur Valeur Ajoutée (TVA) peut être difficile à gérer pour les petites et moyennes entreprises. Un artisan n’a pas souvent une formation en comptabilité et n’a pas les moyens de recruter un spécialiste pour gérer la TVA. Pourtant, il est tenu de calculer la TVA sur ses prestations qu’il doit pouvoir reverser à l’état. Le logiciel de facturation en ligne est l’outil qui peut lui venir en aide dans la gestion de cette taxe importante à prélever au niveau de chaque client.
Pour faciliter le calcul et la génération automatique de la TVA, vous devez donner au système de facturation un certain nombre d’informations, et cela, dès la création de votre compte. Il s’agit essentiellement des données nécessaires au calcul. Ensuite, selon les produits ou services que vous fournissez, vous devez fournir au logiciel le taux applicable.
Une fois ces détails réglés au niveau de votre outil de facturation, vos factures seront émises avec les TVA correspondantes.
Relancer les clients
Le logiciel de facturation en ligne est un outil d’élaboration et de gestion automatique de vos devis et factures. Son utilité ne serait pourtant pas complète s’il ne peut vous aider à faire leur suivi. Un bon système de facturation est alors celui qui vous permet de relancer vos clients lorsque les délais de paiement sont passés. Ce n’est que par ce moyen que vous êtes sûr de la validation et du paiement dans les délais de vos différentes factures.
Pour cela, il vous suffit de créer des scénarios personnalisés selon chaque client. Une fois disponibles, vous n’avez qu’à programmer leur envoi selon le délai imparti dans chaque cas. C’est un système d’alerte qui vous permet de procéder au recouvrement de vos factures impayées. Cela vous évite des pertes de temps et de ressources pour envoyer des avis de relance à vos clients. Avec cette fonctionnalité, vous avez le contrôle sur la gestion de votre trésorerie.
Favoriser le paiement en ligne
Si vous voulez acquérir un logiciel de facturation en ligne, vous devez vous assurer qu’il possède la fonctionnalité de paiement en ligne. Vous avez beau gérer l’élaboration et l’émission de vos devis et factures avec cet outil, le mode de règlement peut être un frein pour vos recouvrements d’impayés. Les différentes relances de vos clients seront une perte de temps s’ils ne peuvent pas utiliser le même système pour vous régler rapidement.
Il est alors important que votre outil de facturation intègre également un mode de paiement en ligne. Avec la possibilité de faire par exemple un virement bancaire, le client passe plus facilement à l’acte pour régler votre facture. Il suffit de mettre à sa disposition un lien de paiement en ligne, ce qui lui permet aussi de gagner du temps et de mieux gérer sa comptabilité. C’est une fonctionnalité qui arrange aussi bien le client que vous-même.
En définitive, parmi les principales fonctionnalités d’un logiciel de facturation en ligne, vous pouvez avoir l’élaboration de devis, la gestion des factures récurrentes, la transformation des devis en factures, la gestion de la TVA, la relance des clients et le paiement en ligne.
